Gmail、Outlook、Apple Mailでメールフィルターを作成する方法

そこであなたは毎朝、ずっと手作業で仕分けをすることになります。1日20通の価値の低いメッセージを1通あたり3秒で処理すると、ルールで自動化できるはずの作業に年間およそ6時間を費やす計算になります。

注目すべき重要な点は、あなたが同じ振り分けの判断を何度も繰り返しているということです。この送信者はあのフォルダへ。あの件名はアーカイブへ。フィルターは、その判断を保存し、以降は自動的に適用するだけのものです。Gmailではフィルターと呼びます。OutlookとApple Mailではルールと呼びます。同じ考え方で、名前が違うだけです。

このガイドでは、3つのクライアントすべてでフィルターを作成する方法を、正確な設定手順と、それぞれの実例1つとともに紹介します。また、本当に必要だったメッセージをフィルターがひそかに隠してしまわないための、いくつかの設計上のルールも取り上げます。

メールフィルターとは何か？

メールフィルターとは、送信者、件名、キーワード、添付ファイルなど、あなたが設定した条件に基づいて、受信メールを自動的に処理するルールです。メッセージが条件に一致すると、フィルターはそれをフォルダに移動したり、ラベルを付けたり、既読にしたり、転送したり、削除したりできます。ルールは一度作成すれば、一致するすべてのメッセージに自動的に適用されます。

紛らわしいのは、主要なメールクライアントが同じ機能に異なる名前を使っていることです。Gmailはこれをフィルターと呼び、フォルダの代わりにラベルを使います。OutlookとApple Mailはこれをルールと呼び、メッセージをフォルダやメールボックスに移動します。「フィルター」と「ルール」が同じ意味だと分かってしまえば、クライアント間の切り替えはずっと簡単になります。

すべてのフィルターには2つの要素があります。条件とアクションです。条件は「これは私の銀行からのものか？」といった問いを投げかけます。アクションはそれに答えます。「それをFinanceフォルダに移動して既読にする」といった具合です。クライアントによって異なるのは、フィルターをどこで作成するか、いくつの条件を組み合わせられるか、そしてどのアクションに対応しているか、という点だけです。

早めに引いておくべき境界線が1つあります。フィルターは受信メールを振り分けるだけのものです。フィルターは自動返信でも、他のツールにメッセージを送る連携機能でも、メールプロバイダーがすでに実行しているスパムフィルタリングでもありません。受信トレイに対する常設の指示だと考えてください。

Gmailでメールフィルターを作成する方法

Gmailはフィルター作成ツールを検索バーの中に置いています。なぜなら、Gmailのフィルターとは、実際にはアクションが付随した保存済みの検索だからです。フィルターはブラウザから作成しましょう。モバイルアプリは既存のフィルターを適用できますが、新しいものを作成することはできません。

1. WebでGmailを開き、検索オプションを表示アイコン（検索バーの右端にある小さなスライダー）をクリックします。2. 条件を設定します。From、To、Subject、Has the words、Doesn't have、またはサイズ、日付、添付ファイルの各フィールドを入力します。ニュースレターを捕捉するには、そのアドレスをFromに入れるか、@substack.comのように送信者のドメイン全体に一致させます。3. そのパネルの下部にあるCreate filterをクリックします。4. アクションを選びます。GmailにはSkip the Inbox (Archive it)、Mark as read、Star it、Apply the label（「Read Later」などを作成）、Forward it、Delete it、Never send it to Spam、Always mark it as importantがあります。5. 今後届くものだけでなく、すでに受信トレイにあるメールも整理したい場合は、Also apply filter to matching conversationsにチェックを入れます。6. Create filterをクリックして保存します。

より速い方法もあります。メッセージを開き、3点ドットのMoreメニューをクリックしてFilter messages like theseを選ぶと、Gmailが送信者をあらかじめ入力してくれます。作成したものすべてを確認・編集するには、Settings（歯車アイコン）→See all settings→Filters and Blocked Addressesへ進みます。レイアウトが変わった場合は、Googleの公式フィルター解説が最新のメニューに沿って案内してくれます。

Gmailは2つの点で異なります。フォルダの代わりにラベルを使うため、1つのメッセージに複数のラベルを付けられます。そして、フィルターはGoogleのサーバー上で動作するため、すべてのデバイスで自動的に機能します。

以下は、私が新しいアカウントで最初に設定するレシピです。ニュースレター：条件は送信者をFromに指定（またはHas the wordsにunsubscribe）、アクションはSkip the Inboxに加えてApply the label「Read Later」。ニュースレターが返信の必要なメッセージを圧迫しなくなりますが、10分ほどの空き時間ができたときには1クリックで読める場所に残っています。何も削除されず、何も失われません。

Outlookでメールフィルターを作成する方法

Outlookは、使っているバージョンによって設定手順が変わる唯一のクライアントですが、この機能は常にルールと呼ばれます。

新しいOutlookとWeb版のOutlookでは、Settings（右上の歯車アイコン）を開き、Mail → Rulesへ進んでAdd new ruleをクリックします。ルールに名前を付け、Add a condition（FromやSubject includesなど）を選び、次にMove to a folder、Mark as read、Pin、DeleteなどのAdd an actionを選びます。例外を追加したり、後続のルールが実行されないようにStop processing more rulesを有効にしたりすることもできます。Saveをクリックします。Microsoftのルール設定ガイドが、各Outlookバージョンのメニューをカバーしています。

従来版のWindows用Outlookでは、File → Manage Rules & Alertsを開く（またはHomeタブのRulesボタンを使う）か、New Ruleを選びます。Move messages from someone to a folderのようなテンプレートを選び、送信者と移動先フォルダを入力し、追加の条件やアクションがあればRules Wizardで順に進め、Finishをクリックします。最も手早い近道は、メッセージを右クリックしてRules → Create Ruleを選ぶことです。

ルールがどこで動くかは、ほとんどの人が見落とす点です。Microsoft 365やExchangeアカウントでは、大半のルールはサーバー上で動作するため、すべてのデバイスで機能します。一部の条件は、デスクトップ版Outlookが開いているときにしか動かないクライアント専用のルールを作ります。ルールがパソコンでは動くのにスマートフォンでは動かない場合、たいていはこれが原因です。

ルールの順序も重要です。Outlookはルールを上から下へ処理するため、最初にメッセージを移動または削除したルールが、後続のルールにそのメッセージを見せなくしてしまうことがあります。Stop processing more rulesとルールの順序を制御する機能は、まさにそのためにあります。

役に立つ最初のルールは領収書向けのものです。条件：Subject includesにreceiptまたはorder、あるいは見覚えのある請求元アドレスをFromに指定。アクション：ReceiptsフォルダにMove toしてMark as read。経費精算の時期が来れば、すべての領収書がすでに1か所に揃って待っています。

Apple Mailでメールフィルターを作成する方法

Apple Mailはルールをきちんと整理していますが、目立たない場所にしまっており、ほぼ全員がつまずく1つのクセを抱えています。AppleのMailルールガイドに従って、Mac上でルールを設定しましょう。iPhoneとiPadのMailアプリには、ルールの画面がまったくありません。

1. MacでMailを開き、メニューバーでMail → Settings（古いmacOSではPreferencesと表示）を選びます。2. Rulesタブをクリックし、Add Ruleを選んで、後で見て分かる名前をルールに付けます。3. 条件を設定します。以下の条件のany（いずれか）またはall（すべて）を満たす必要があるかを選び、From、Subject、Toなどから選択します。1人の送信者なら、Fromにそのアドレスを含む、とします。4. アクションを設定します。Apple Mailには、メールボックスへのMove Message、Mark as Read、Flag、Set Color、Forward、Play Soundなどがあります。1つのルールに複数のアクションを重ねることができます。5. OKをクリックします。すると、選択したメールボックス内の既存のメッセージにルールを適用するかどうか尋ねられます。溜まったメールも整理したい場合は、はいと答えます。

さて、そのクセです。Apple MailのルールはあなたのMac上で、しかもMailが開いているときにだけ動作します。アプリを閉じたり、マシンをスリープさせたりすると、ルールはMailが再び開くまで動作を止めてしまいます。

24時間体制で、かつすべてのデバイスで機能するフィルタリングが欲しい場合は、代わりにiCloud Mailでルールを作成しましょう。iCloud.com → Mail → Settings → Rulesです。iCloudは、メッセージがどのデバイスに届くよりも前に、Appleのサーバー上でルールを適用します。恒久的なルールにはiCloudを使い、まだ試している段階のものにはMac専用のルールを使いましょう。

以下は、重要なものを何も隠さずに役立ち続けるシンプルなフィルターです。条件：重要な顧客またはプロジェクトの連絡先から。アクション：Project XのメールボックスにMove Messageし、目に留まる色でFlagを付ける。メッセージは受信トレイから離れますが、見える状態を保つため、重要なメールがめったに確認しないフォルダに消えてしまうことがありません。1つのルールにつき明確なアクションを1つにすることで、後でフィルターのトラブルシューティングがずっと楽になります。

メールフィルターのベストプラクティス

いくつかのシンプルな習慣があれば、フィルターは大切なメールをひそかに隠すのではなく、役に立ち続けてくれます。

狭く始めて、それから広げる。ドメイン全体をフィルタリングする前に、まず特定の1人の送信者をフィルタリングしましょう。newsletter@company.comを狙ったルールは把握しやすいですが、company.comからのすべてを狙ったルールは、その会社から本当に必要だった1通のメッセージまで捕まえてしまうかもしれません。信頼できると確信できてから、初めて条件を緩めましょう。

各フィルターに役割を1つだけ与える。1回の処理でメッセージにラベルを付け、既読にし、転送し、移動するルールは、不具合が起きたときにデバッグが難しく、そして何かは必ずいずれ不具合を起こします。1つのルールにつき明確なアクションを1つにしておけば、なぜそれを作ったのかを忘れてしまう6か月後にも、システム全体が読み解けるままでいられます。

削除ではなく、アーカイブとラベル付けを既定にする。メールを受信トレイからフォルダへ移動するのは取り消せますが、届いた時点で削除するのは取り消せません。自動削除は、二度と欲しくならないと確信できる、本物の繰り返し発生するゴミだけに使いましょう。それ以外のすべてについては、「消えた」よりも「受信トレイから出た」のほうが良い目標です。

重要な相手を守る。広い一括ルールを作る前に、上司や主要顧客、あるいは自社ドメインからのものを見える状態のまま、アーカイブされないように保つ、狭いルールを追加しましょう。フラグや「never send to spam」の指示は、善意の広いフィルターに対する安価な保険になります。

年に数回はフィルターを見直す。送信者はアドレスを変え、プロジェクトは終わり、優先順位は移り変わります。そのため、1月には完璧だったフィルターが、6月には死んだフォルダにメールを振り分けているかもしれません。フィルターはそれ自体が繰り返しの作業であり、だからこそ何度も繰り返す作業をドキュメント化する価値があります。そうすれば、設定が一人の記憶の中に閉じ込められずに済みます。

複数の人が同じ仕事をしているなら、あなたにとって機能するフィルター設定は、おそらく彼らにとっても機能します。記憶を頼りに書き直すのではなく、一度キャプチャしましょう。それがチームの標準になるなら、私たちのSOPを作成するための7ステップフレームワークが、一人のルーティンを全員が従う手順に変える方法を示してくれます。

よくあるメールフィルターの間違い

よく設計されたフィルターでさえ、うまくいかなくなることがあります。以下は気をつけるべき間違いです。

アーカイブではなく削除する。最もコストの高い間違いです。なぜなら、取り消せない唯一の間違いだからです。届いた時点で削除するルールは、遅かれ早かれ、あなたが必要としていたメッセージを捕まえてしまい、そして復元できるものは何もありません。Deleteをフォルダへの移動やSkip the Inboxのアクションに置き換えれば、同じきれいな受信トレイを、下に安全網を敷いた状態で手に入れられます。

条件が広すぎる。ドメイン全体や、「invoice」や「update」のようなよくある単語でフィルタリングするのは、重要なメッセージがたまたま一致するその日までは効率的に感じられます。取引先からの大切な連絡が、その会社のマーケティングメールと同じフォルダに消えてしまうのです。条件は、あなたが意図するメールを実際に見分けられる、特定の送信者や件名に絞りましょう。

競合するルールや順序の悪いルール。2つのルールが同じメッセージに作用しうる場合、最初にそれを移動または削除したルールが通常は勝ち、2つ目は決して実行されません。「Accountsからのものすべて」をアーカイブするルールが、同じチームからの1通の緊急の請求書にフラグを付けるはずのルールを、ひそかに打ち消してしまうことがあります。順序を確認し、保護のためのルールを、一括処理のルールより上に置きましょう。

見る必要のあった未読メールを隠してしまうフィルター。Skip the Inboxは強力ですが、間違った送信者に適用すると、最悪の形で見えなくなります。メッセージは処理され、既読にされ、消えてしまい、それが届いたことにあなたは気づきもしません。時間に敏感なものを自動アーカイブすることには慎重になり、見逃せない送信者にはフラグや「keep in inbox」を頼りにしましょう。

フィルターを作って二度と見ない。後で削除したフォルダにメールを振り分けているフィルターや、アドレスを変えた送信者に一致させているフィルターは、静かに失敗します。エラーは出ず、ただ期待した場所にメールが届かなくなるだけです。これは最も地味な間違いであり、最もよくある間違いです。四半期に一度、ルールにさっと目を通せば、それが何かの代償をあなたに払わせる前に、この腐敗を捕まえられます。

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